Отсутствие на рабочем месте во время законного отдыха работника, обязанности которого подлежат замещению, является основной причиной, для оформления приказа на замещение.
Такой приказ оформляется в одно и то же время с приказом на отпуск работника, трудовые функции которого будут замещены.
Однако не каждый работник требует издание такого приказа. Если отсутствия работника, не вызовет необходимости его замещения, то приказ можно и не оформлять.
Но если работник уходит в декретный отпуск и после планирует уйти в отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3х летнего возраста, то приказ обязателен.
На такую должность работник может быть принят специально — в таком случае оформляется приказ о принятии на работу и приказ о возложении обязанностей не нужен.
Но в случае недолговременного отсутствия работника, в связи с отпуском, обязанности которого подлежат замещению, обязательно подлежат соответствующему документальному оформлению.
Рассмотрим более подробно процесс оформления такого приказа.
Самое важное подобрать необходимую кандидатуру, которая справится с данными обязанностями и получить согласие этого работника, на выполнение обязанностей отпускника (помимо случаев острой производственной необходимости, когда согласие не обязательно).
Следующим шагом, является оформление приказа на замещение. Унифицированной формы данного документа нет, и ее вид устанавливается на предприятии самостоятельно, своими внутренними нормативными и локальными актами.
При составлении приказа необходимо учесть и изложить в приказе:
1) причину замещения;
2) персональные данные работников как замещающего, так и заменяющего;
3) сроки замещения;
4) обязанности которые будут выполняться;
5) размер доплаты за замещение;
6) реквизиты приказа (номер, дата и подпись ответственного лица);
7) подписи работника, который будет замещать отсутствующего.
Кроме обязательных реквизитов любого приказа (номера и даты), в приказе на замещение необходимо, обязательно, указать сроки замещения и уточнить дополнительные обязанности работника.
Приказ считается вступившим в силу после подписания его руководителем организации и работником.