Бухгалтерия предприятия – разобраться в ней за один вечер совершенно не возможно, постоянно меняются требования по ведению, а также изменению подлежат законодательные акты и постановления.
Большая часть предпринимателей ведут бухгалтерский учет самостоятельно, а уже по мере увеличения операций по учету – принимают бухгалтера или отдают вести учет аутсорсиноговой компании. Теперь, когда вы не особо вникаете в учет, то могут возникать проблемы, о которых вы узнаете спустя какое-то время.
Давайте разберемся, какие моменты должны вызвать у вас волнение по вопросу правильности ведения учета в вашей организации:
- Вам поступило требование о погашении задолженности по налогам.
Из этого сразу напрашивается вывод: что налоги уплачены не в полном объеме, а данные налогового органа и вашего учета не сходятся. Деньги по долгам перед налоговой и ПФР снимают акцептом, т.е. без вашего на то согласия. И тут уже ваше беспокойство возрастет – а не снимут ли завтра еще какие-то суммы?
Этот вопрос, конечно же решаем, нужно срочно запросить в налоговой сверку расчетов, сравнить их с вашим учетом и найти ошибку. И такую сверку нужно делать ежеквартально, дабы исключить наличие ошибок и задолженностей перед бюджетом.
- Расчетный счет заблокировали за не сданную декларацию
Это достаточно известный повод, при котором, налоговая может заблокировать расчетный счет по истечении 10 дней после последнего дня подачи декларации. Также организации начислят еще штраф за не вовремя сданную отчетность в сумме 1000рублей (если отчет нулевой) или 20% от суммы положенной к уплате по отчету. Соответственно чтобы разблокировать счет вам нужно сдать в налоговую Декларацию.
Ответственный бухгалтер не пропустит срок подачи декларации, а аутсорсинговая компания – при не сдаче отчетности несет ответственности за это самостоятельно.
- Отсутствует «Отчет агента».
Если у агентства оформлены правильно все документы и присутствует вся первичная документация, тогда при оформлении агентской сделки имеется возможность платить налог только с агентского вознаграждения.
Но многие принебригают этим правилом и не утруждаются собирать все нужные документы. В этом случае при отсутствии отчета агента –вы обязаны заплатить налог со всей суммы сделки и еще доначислят штраф в размере 20% от суммы недоимки.
Поэтому проверяйте наличие отчета агента ежемесячно, чтобы не платить потом штрафы и лишние суммы налогов.
- Если у агентства не ЭДО – Контрагент может отказаться с ним работать.
Практически все крупные компании работают с электронным документооборотом (ЭДО). Это весьма удобно для многих фирм, когда по электронным анналам достаточно быстро приходят нужные документы: акты, счета, накладные и т.д. Многие компании в Договорах прописывают использование ЭДО как основной пункт Договора. И если ваш бухгалтер не хочет и не умеет пользоваться ЭДО – то вы можете просто потерять хороший заказ.
- Бухгалтерские акты не поступают к клиенту больше недели.
Процесс вашей работы складывается следующим образом:
— выставляете клиенту счет на оплату;
— клиент оплачивает;
— выполняете работу;
— отправляете клиенту отчет о проделанной работе и он его подписывает.
Все эти данные передаются в конце месяца в бухгалтерию и бухгалтерия составляет отчет для клиента по взаиморасчетам и оправляет клиенту для согласования. Во многих бухгалтерских сервисах все это
можно сделать сразу из программы: отправить счет, акт на e-mail. Одним из таких сервисов, является cubux.ru.
- Клиент не оплачивает оказанную услуги и ищет тысячи причин…
Случается так, что вы оказали услугу крупной организации и выставили счет на оплату. Но эта организация не торопится оплачивать вам задолженность, а просто крутит ваши деньги у себя в обороте, тем самым получая прибыль. А еще существует и такой вариант, что не которые сотрудники крупных компаний, как бы хотят показать руководству что они работают и начинают вам слать многочисленные правки в Договорах, тем самым отсрочивая оплату по выполненным работам.
Решением данного вопроса должен заниматься бухгалтер, и если он вполне грамотный и квалифицированный, то все эти вопросы решит достаточно быстро, ускорив тем самым получение вами денежных средств.
- У бухгалтерии нет времени выставить счет клиенту.
У вас в организации кто-то отвечает за выставление счетов клиентам. Если это удаленный бухгалтер – то процесс может затягиваться. Если вы сами этим занимаетесь как руководитель – то также не всегда можете найти время. А в итоге ваш клиент устанет ждать и уйдет к другим Контрагентам.
Что же делать? Это достаточно просто. У вас должен быть сотрудник, который постоянно на связи. Вы ему скидываете все данные по счету и он быстро выставляет счет на оплату. А еще удобнее это делать, если ваша бухгалтерия ведется например в онлайн-сервисах, в которых при формировании счета на оплату – можно его сразу отправить на e-mail Контрагенту, одним из таких сервисов является cubux.ru.
- Пользуетесь онлайн-сервисом по отправке отчетности, а подписка на него практически закончена, а вы все еще не распечатали отчетность…
Как правило, когда пользуетесь онлайн-сервисом по отправке отчетов, то не всегда печатаете отправленную отчетность и даже не сохраняете ее на диск. Но может получиться так, что вы решите поменять онлайн-сервис, перейти на обслуживание к бухгалтеру, который сам будет отправлять отчеты, и что же тогда делать? Все достаточно просто. Нужно взять себе за привычку, сразу после отправки отчета, если не печатать его, то хотя бы сохранять на диск, таким образом вам не придется одним днем делать копирование отчетов за три года.
- Нет оригинала Договора, клиент не платит, а в суд идти не с чем…
Когда в организации полный бардак в документах, это может привести в одним прекрасный день к краху вашей организации. Допустим у вас проблемный клиент, который отказывается платить за выполненные работы. Чтобы вам обратиться в суд, нужно предъявить оригинал заключенного Договора с этим клиентом. НО у вас нет оригинала – значит вы просто бесплатно выполнили работу.
Поэтому нужен обязательный порядок в документах и бухгалтер, который будет отвечать за этот порядок.
- Увольнение бухгалтера перед сдачей годового баланса…
Вот так работает у вас бухгалтер, отличные взаимоотношения, но в один день за две недели до сдачи годового баланса от него поступает заявление об увольнении или вообще он просто не выходит на работу, а через две недели приносит больничный лист. Что нужно вам как руководителю сделать, чтобы вдруг не попасть на штраф:
— на месте ли все документы и база в бухгалтерской программе;
— по возможности быстро провести проверку в бухгалтерском учете, по исключению ошибки в учете;
— если нет документов и базы, то можно обратиться к другому бухгалтеру для быстрого восстановления учета или подать заявление в полицию о пропаже документов.
Если вы нашли свою проблему в перечисленных нами в статье, то следует задуматься и оптимизировать ведение вашего учета и контроль над ним.