При увольнении работника, расчет ему обязательно произвести в последний его рабочий день. А также нужно выдать все документы, положенные при увольнении (основание ст. 84.1 ТК, п. 3 ст. 230 НК, п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
При увольнении сотруднику выдаются следующие документы:
— трудовая книжка. Обязательно делается запись об увольнении: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации», также указывается номер и дата приказа, а под записью ФИО ответственного сотрудника. При получении книжки – работник расписывается в книге движения трудовых книжек и личной карточке Т2.
— справка о заработной плате за 2 года для расчета пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам и по уходу за ребенком. Данную справку можно взять из приказа Минтруда от 30.04.2013 № 182н.
— справка 2-НДФЛ. Указываете все полученные доходы сотрудником за период работы в вашей организации за последний отчетный год, а также представленные ему стандартные налоговые вычеты.
— форма СЗВ-М за месяц, в котором увольняется работник, форма СЗВ-СТАЖ и раздел 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам. Первые две формы не в коем случае выдавать в полном объеме не нужно, так как там представлена информация по организации и разглашать ее нельзя. Поэтому, как правило, делается выписка из этих отчетов, только касаемо определенного уволенного сотрудника. И также нужно знать, что за разглашение информации, компанию можно оштрафовать на 75000 рублей.
Не забывайте соблюдать сроки выдачи документов, иначе организация попадет на крупные штрафы, допустим за невыдачу трудовой книжки:
— юр.лица заплатят штраф от 30000 до 50000 рублей;
— предприниматели заплатят от 1000 до 5000 рублей.
За не выдачу документов по персонифицированному учету в законодательстве, ответственность не прописана.