Большая часть делового общения между партнерами проходит по деловой переписке. Иногда просто не хватает время для организации встречи, поэтому все вопросы решают перепиской. И всегда нужно составлять переписку таким образом, чтобы какие-то нелепые фразы не оборвали ваше сотрудничество.
Поэтому рекомендуется тщательно подходить к вопросу деловой переписки и существуют определенные правила переписки.
- Сделайте общение переписки более простым, но не переходите совсем к дружескому стилю.
- Если в вашем письме весьма много разным терминов и фраз, что делает письмо сложным для прочтения, то лучше написать несколько писем.
- Для написания писем, советуем использовать редактор Wodr, так как он видит ошибки при написании. Также шрифт лучше выбирать 12-14пт и Times New Roman, интервал между строчками делать 1-2пт, если страниц много, то нумерацию лучше делать в правом нижнем углу.
- Если вы отправляете распечатанные листу, желательно чтобы на них присутствовал логотип вашей компании или печатать на фирменных листах.
- Письмо международного характера лучше набирать на английском языке, который оптимален для мирового сообщества.
- Упоминание слов в начале письма «Уважаемый», «Почтенный» или даже «Дорогой» будет зависеть от тесноты ваших отношений.
- Старайтесь разделять письмо на абзацы для легкости его прочтения потом.
- Завершить письмо нужно словами благодарности.
И запомните моменты, которые не должны отражаться в ваших письмах:
— не нужно сокращать двойные слова, такие например как – «ком.директор» вместо «коммерческий директор», «ув. Иван Петрович» вместо «Уважаемый Иван Петрович»;
— не нужно писать в письме «ты» ни в коем случае.
Если вам пришло письмо, то имеются сроки ответа:
— в печатной форме – 10 дней;
— в электронном виде – 48 часов.
Как же сделать ваше письмо привлекательным для чтения?
Во-первых, «Тема» письма – это первое что бросается в глаза при получении почты. Некоторые при пересылки письма забывают убрать в поле — «Rе:», такие письма отправляют в спам как правило. Или допустим тему можно написать более раскрытую «Предложение о сотрудничестве» вместо этого расписать «Предложение разработки совместной рекламной кампании».
Во-вторых, приветсвие в начале письма. Согласитесь, когда письмо начинается со слов: «Добрый день!», «Уважаемые коллеги» и т.п., такое письмо уже захочется прочитать. И представьте, открываете письмо, а вам там начало сразу «Мы хотим с вами работать, купите у нас…», т.е. никакого приветствия.
В-третьих, структура письма. Лучше начать ваше письмо со слов напоминания где вы познакомились или начали свое сотрудничество, допустим: «Мы с вами посещали тендер и договорились что мы вышлем вам наше предложение…». Далее напишите свои вопросы, если их много то разбейте их на какие-то группы. И в конце письма обязательно напишите что-то вроде: «Будем рады плодотворному сотрудничеству».
В-четвертых, приложите файлы. Наиболее интересно будет вашему будущему партнеру увидеть какую то информацию о вашей организации визуально, поэтому не поленитесь и приложите файлы с графиками или подробным описанием вашей деятельности. Еще лучше послать какую-то презентацию о вас.
Вот такие подробности деловой переписки мы вам представили, будем рады если они вам помогут написать правильное и красивое письмо вашему партнеру.