Большая часть делового общения между партнерами проходит по деловой переписке. Иногда просто не хватает время для организации встречи, поэтому все вопросы решают перепиской. И всегда нужно составлять переписку таким образом, чтобы какие-то нелепые фразы не оборвали ваше сотрудничество.

Поэтому рекомендуется тщательно подходить к вопросу деловой переписки и существуют определенные правила переписки.

  1. Сделайте общение переписки более простым, но не переходите совсем к дружескому стилю.
  2. Если в вашем письме весьма много разным терминов и фраз, что делает письмо сложным для прочтения, то лучше написать несколько писем.
  3. Для написания писем, советуем использовать редактор Wodr, так как он видит ошибки при написании. Также шрифт лучше выбирать 12-14пт и Times New Roman, интервал между строчками делать 1-2пт, если страниц много, то нумерацию лучше делать в правом нижнем углу.
  4. Если вы отправляете распечатанные листу, желательно чтобы на них присутствовал логотип вашей компании или печатать на фирменных листах.
  5. Письмо международного характера лучше набирать на английском языке, который оптимален для мирового сообщества.
  6. Упоминание слов в начале письма «Уважаемый», «Почтенный» или даже «Дорогой» будет зависеть от тесноты ваших отношений.
  7. Старайтесь разделять письмо на абзацы для легкости его прочтения потом.
  8. Завершить письмо нужно словами благодарности.

И запомните моменты, которые не должны отражаться в ваших письмах:

— не нужно сокращать двойные слова, такие например как – «ком.директор» вместо «коммерческий директор», «ув. Иван Петрович» вместо «Уважаемый Иван Петрович»;

— не нужно писать в письме «ты» ни в коем случае.

Если вам пришло письмо, то имеются сроки ответа:

— в печатной форме – 10 дней;

— в электронном виде – 48 часов.

Как же сделать ваше письмо привлекательным для чтения?

Во-первых, «Тема» письма – это первое что бросается в глаза при получении почты. Некоторые при пересылки письма забывают убрать в поле — «Rе:», такие письма отправляют в спам как правило. Или допустим тему можно написать более раскрытую «Предложение о сотрудничестве» вместо этого расписать  «Предложение разработки совместной рекламной кампании».

Во-вторых, приветсвие в начале письма. Согласитесь, когда письмо начинается со слов: «Добрый день!», «Уважаемые коллеги» и т.п., такое письмо уже захочется прочитать. И представьте, открываете письмо, а вам там начало сразу «Мы хотим с вами работать, купите у нас…», т.е. никакого приветствия.

В-третьих, структура письма. Лучше начать ваше письмо со слов напоминания где вы познакомились или начали свое сотрудничество, допустим: «Мы с вами посещали тендер и договорились что мы вышлем вам наше предложение…». Далее напишите свои вопросы, если их много то разбейте их на какие-то группы. И в конце письма обязательно напишите что-то вроде: «Будем рады плодотворному сотрудничеству».

В-четвертых, приложите файлы. Наиболее интересно будет вашему будущему партнеру увидеть какую то информацию о вашей организации визуально, поэтому не поленитесь и приложите файлы с графиками или подробным описанием вашей деятельности. Еще лучше послать какую-то презентацию о вас.

Вот такие подробности деловой переписки мы вам представили, будем рады если они вам помогут написать правильное и красивое письмо вашему партнеру.