В организации порядок оформления командировок закрепляется определенным положением.
Решение директора о направлении сотрудника в командировку и служит основанием. Оформляется это решение либо в свободной форме приказом или по унифицированной форме приказа – Т-9.
В табеле учета рабочего времени отмечаются дни командировки.
Перед тем как сотрудник отправится в командировку, ему должны выдать командировочные.
В командировочные будут включены суточные, норма которых обязательно прописывается приказом руководителя. Официальная норма суточных по России составляет 700 рублей в день, за пределы РФ 2500 рублей в день. С суточных сверх установленных норм, с работника взимается НДФЛ. В подтверждение суточных, работник по окончании командировки составляет авансовый отчет.
На основании ст.168 ТК РФ, работнику могут быть возмещены следующие затраты по командировке:
— суточные;
— проезд;
— проживание;
— иные расходы сотрудника, произведенные с разрешения руководителя организации.
Все расходы признаются только после предоставления оправдательных документов и составления авансового отчета. Оправдательными считаются документы: билеты на проезд, счет из гостиницы, чек из кафе и т.п.
Учет по командировочным расходам прописан в ст.264 НК РФ.
За то время, что работник находится в командировке, за ним сохраняется средний заработок, который выплачивается вместе с заработной платой.
После получения авансового отчета, в бухгалтерии делаются проводки. Учет командировки ведут в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами».