Расчет по среднесписочной численности составляется по форме № 1-Т и сдается один раз в год в налоговую инспекцию до 20 января года, следующего за отчетным.
Что же нужно, чтобы рассчитать среднесписочную численность?
Расчет производится за каждый месяц. Для этого берется списочная численность работников предприятия за каждый календарный день каждого месяца, при этом праздничные дни тоже включаются, а затем полученное значение делят на количество календарных дней в этом месяце. Списочную численность берем согласно трудовым договорам и кадровым приказам. А также основным документом для списочной численности служит табель учета рабочего времени. За год расчет производится проще, берет количество работников в каждом месяце и делится на 12 месяцев.
Существуют также категории работников, которых не учитывают при расчете среднесписочной численности:
— женщины в отпуске по беременности и родам, а также по уходу за ребенком;
— сотрудники, которые находятся в отпуске по усыновлению новорожденного ребенка из роддома;
— сотрудники, которым предоставлен доп.отпуск без сохранения заработной платы.
И так посмотрим пример:
2017 год
| месяц | Среднесписочная численность |
| Январь | 10 |
| Февраль | 13 |
| Март | 15 |
| Апрель | 12 |
| Май | 10 |
| Июнь | 15 |
| Июль | 15 |
| Август | 15 |
| Сентябрь | 14 |
| Октябрь | 15 |
| Ноябрь | 15 |
| Декабрь | 15 |
Далее расчет:
(10+13+15+12+10+15+15+15+14+15+15+15) / 12месяцев = 13,67
Число получилось дробным, для этого имеются условия какое значение следует принять для отчета:
— если после запятой число «5» и выше, то округляем до целого числа
— если после запятой «4» и ниже, то оставляем то целое число что до запятой
В нашем случае получится 14 человек — среднесписочная численность.
Также при расчете среднесписочной численности, нужно правильно рассчитать работников, которые отработали не полное время. Для них списочная численность рассчитывается пропорционально отработанных часам. Расчет сначала производится для определения человеко-часов: берется общее количество отработанных часов за месяц и делится на продолжительность рабочего дня, а затем определяется средняя численность путем деления человеко-часов на количество рабочих дней в месяце.
Пример:
Иванов П.П. отработал в марте 126 часов при установленной 40-часовой пятидневной неделе (т.е. каждый день он работал по 6 часов). В марте – 21 рабочий день.
- Найдем человеко-часы 21*6:8 = 15,75
- Найдем теперь среднюю численность
15,75:21 = 0,75 при округлении получится «1»
или делается проще, если месяц отработан полностью, но часы работы не полные, то можно посчитать как 6ч:8ч = 0,75 за 1 работника
И расчет
| месяц | Среднесписочная численность |
| Январь | 10 |
| Февраль | 13 |
| Март | 14 +1 |
| Апрель | 12 |
| Май | 10 |
| Июнь | 15 |
| Июль | 15 |
| Август | 15 |
| Сентябрь | 14 |
| Октябрь | 15 |
| Ноябрь | 15 |
| Декабрь | 15 |
(10+13+15+12+10+15+15+15+14+15+15+15) / 12месяцев = 13,67
При округлении получается 14 человек.